Het corporate governance kader van Vitens is gebaseerd op de statuten van de vennootschap, de regels van het burgerlijk wetboek, de Nederlandse Corporate Governance Code (de Code) en op de overige toepasselijke wetten en regels waar Vitens aan gebonden is.

Als drinkwaterbedrijf zijn we nauw verbonden met de samenleving en voelen we een diepe verantwoordelijkheid voor de maatschappij waarin we werken. De Drinkwaterwet is leidend voor het uitvoeren van onze primaire taak: het leveren van voldoende drinkwater van goede kwaliteit. De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) ziet namens de minister van Infrastructuur en Waterstaat toe op de naleving van deze wet door Vitens. Vitens is doorlopend in gesprek met de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) over haar uitdagingen in het voldoen aan de Drinkwaterwet.

Daarnaast zijn milieuwetgeving, de bescherming van persoonsgegevens en het bevorderen van diversiteit in leidinggevende posities belangrijke wettelijke kaders voor ons.

Als grote onderneming met een belangrijke maatschappelijke rol in de Nederlandse samenleving, hecht Vitens aan een solide governance-structuur. Vitens past daarom de principes van de Code waar mogelijk vrijwillig toe in haar bedrijfsbesturing.

De Code is beschikbaar op de website van de Monitoring Commissie Corporate Governance Code. De Code bevat principes en best practice-bepalingen voor Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen. De aandelen van Vitens zijn niet beursgenoteerd, daarom is Vitens niet wettelijk verplicht de Code toe te passen. Afwijkingen van de Code worden onderstaand toegelicht in overeenstemming met het 'pas toe of leg uit'-principe:

• Bepalingen met betrekking tot principe 3.4 "Verantwoording uitvoering beloningsbeleid" zijn alleen van toepassing indien de Wet Normering Topinkomens hier niets in regelt, aangezien deze wet van toepassing is op Vitens.
• We kunnen nog geen verklaring omtrent risicobeheersing afgeven en daarmee nog niet voldoen aan principe 1.4 "Verantwoording uitvoering over risicobeheersing". Het risicobeheersings- en controlesysteem moet nog worden ontwikkeld. We kunnen nog niet aangeven op welke termijn we dit hebben ingericht, maar gaan hier komende jaren naartoe werken. 

Vitens is ingericht volgens het ‘Three Lines Model’. Uitgangspunt van het model is dat de eerste lijn verantwoordelijk is voor de beheersing van risico’s en naleving van wet- en regelgeving door dit goed te borgen in processen met duidelijke verantwoordelijkheden. De tweede lijn, waaronder de afdeling Interne Beheersing & Verbetering, ondersteunt, adviseert en bewaakt of de eerste lijn de verantwoordelijkheden daadwerkelijk neemt. Verder worden risico’s expliciet en aantoonbaar afgewogen bij besluitvorming, mede door advisering vanuit de tweede lijn. De derde lijn (Interne Audit) controleert onafhankelijk of het systeem van risicobeheersing en interne controle werkt. Vitens is erop ingericht om te leren van incidenten. Zo verbeteren we continu de risicobeheersing. 

Gedragscode

De gedragscode vormt de basis voor hoe we met elkaar omgaan. Het geeft medewerkers houvast bij het maken van de juiste keuzes als het gaat om zaken als integriteit, veiligheid, omgaan met klanten, met elkaar en de omgeving. In 2024 is de gedragscode voor het laatst vernieuwd. De naleving van de gedragscode is de verantwoordelijkheid van iedereen binnen Vitens. 

Sociale veiligheid

Vitens wil een sociaal veilige organisatie zijn en blijven. Een organisatie waar je elkaar kunt aanspreken, eerlijk mag en durft te zijn en waar respectvol met elkaar wordt omgegaan. Wanneer een medewerker van Vitens zich in een sociaal onveilige situatie bevindt, is het advies eerst te proberen het incident binnen het team of met een collega op te lossen. Dit draagt bij aan een betere werksfeer en sterkere onderlinge werkrelaties. We sturen daarom altijd aan op een gesprek met de direct betrokkenen. Biedt dit gesprek geen oplossing, dan kan de medewerker een persoonlijke of anonieme melding doen bij het Centraal Meldpunt sociale veiligheid. Hier kunnen meldingen gedaan worden over bijvoorbeeld ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties of (vermoedens van) misstanden. Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld.

Voor ongewenste omgangsvormen (in de breedste zin van het woord) en (vermoeden van) misstanden is de regeling sociaal onveilige situaties en de klokkenluidersregeling van toepassing.

Vertrouwenspersonen

Bij een dilemma over sociale veiligheid of een vermoeden van een misstand, kunnen medewerkers van Vitens terecht bij een van de vertrouwenspersonen. Vitens kent vijf interne vertrouwenspersonen en één externe vertrouwenspersoon.

Fraude

Frauduleuze handelingen kunnen zowel intern als extern gepleegd worden. Vitens neemt gerichte maatregelen om het risico op fraude te minimaliseren, met een focus op het bevorderen van sociale veiligheid. Hierbij streeft de organisatie naar een werkomgeving waarin medewerkers intrinsiek gewenst gedrag vertonen en handelen in het belang van de organisatie.

Daarnaast implementeert Vitens beheersmaatregelen die worden ingezet om zowel gewenst als ongewenst gedrag direct of indirect te sturen. Om proactief te kunnen reageren op potentiële bedreigingen, voert Vitens regelmatig analyses uit van de belangrijkste frauderisico's. De interne beheersing is zorgvuldig opgezet, waarbij het proces van fraudepreventie een voortdurende cyclus binnen onze organisatie vormt. De risicomanager monitort zowel de interne controlemaatregelen als potentiële risico's.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

Vitens heeft een beleid op gebied van MVOI aangenomen en geïmplementeerd. Dit beleid ondersteunt onze ambities om de samenwerking met marktpartijen te verduurzamen. Uitgangspunt van het beleid is het selecteren van de meest duurzame marktpartijen voor onze opdrachten. Hierbij letten we niet alleen op hun eigen bedrijfsvoering, maar ook op de manier waarop zij hun opdrachten voor Vitens uitvoeren. Ons MVOI-beleid omvat duurzaamheid in de breedste zin van het woord en richt zich op zes hoofdthema's: milieu, klimaat, circulariteit, Internationale Sociale Voorwaarden (ketenverantwoordelijkheid), diversiteit en inclusie, en social return.

Diversiteits- en inclusiebeleid

Vitens hecht grote waarde aan diversiteit en inclusie binnen de organisatie. Wij zien een divers samengesteld personeelsbestand en een inclusieve bedrijfscultuur als belangrijke voorwaarden voor het realiseren van onze strategische doelstellingen en het creëren van duurzame waarde. Diversiteit en inclusie dragen bij aan innovatie, betere prestaties en aantrekkelijk werkgeverschap.

Vitens heeft het Charter Diversiteit van de Sociaal-Economische Raad (SER) ondertekend. Hiermee committeert Vitens zich aan het bevorderen van een inclusieve bedrijfscultuur en gelijke kansen voor alle medewerkers, ongeacht gender, leeftijd, arbeidsvermogen, etnisch-culturele achtergrond of LHBTI+ identiteit. Het charter houdt in dat Vitens concrete doelen stelt, waaronder een evenwichtige man-vrouwverhouding in de organisatie en actief werkt aan het voorkomen van uitsluiting en discriminatie. De voortgang wordt gemonitord en gerapporteerd.

Bij benoemingen streeft de RvC naar een gebalanceerde man-vrouwverhouding in zowel het bestuur als de RvC: een streefgetal van ten minste 30% vrouwen en ten minste 30% mannen. In 2025 was de man-vrouwverhouding bij het bestuur 50%-50% (ten tijde van een tweehoofdig bestuur) en bij de RvC 60%-40%. Het streefpercentage is daarmee behaald.